Une estimation est toujours juste !

Ne tirez pas sur l’estimateur !

Rien de plus courant dans les revues professionnelles que de pointer les énormes écarts entre la première prévision de coût d’un projet et sa réalisation. A les lire, on se demanderait presque pourquoi on emploie encore des estimateurs.
Pour avoir appartenu à cette infortunée corporation, je peux décrire ce cycle de vie de l’estimation et des affres de l’estimateur.
La première estimation tombe comme une douche froide sur les têtes des concepteurs et des vendeurs. Surestimé ! C’est le prix maximum auquel on peut espérer le vendre ! Surestimé ! C’est assassiner l’innovation!
Il faut rester stoïque et tenir bon, car après un temps plus ou moins long, les concepteurs ayant conçu, et constaté que l’affaire était plus compliquée qu’il n’y paraissait, les capex réalisés et les prévisions d’opex réactualisées montent, montent…
Et alors l’estimateur est remis sur la sellette. Sous-estimé ! Comment espérer concevoir avec si peu ! Sous-estimé ! voilà pourquoi j’ai vendu pour si peu !
S’expliquer un peu et patienter beaucoup suffit en général, et la confiance reste.
Mais parfois, à la confiance est ébranlée. L’entreprise, en quête de productivité, rêve d’externaliser ses estimations ou de s’en passer. L’imagination managériale n’a pas de limites.. Pour exorciser ce rêve dangereux et retrouver confiance en l’estimation, il faut bien comprendre ce qu’estime l’estimateur.

L’estimateur estime avant tout une définition

Un projet est toujours quelque chose de nouveau, et c’est au début du début que les paramètres du business plan doivent être fixés, à commencer par les coûts objectifs. Pour cela, bien sûr, il faut définir l’actif à réaliser par l’investissement (capex) et l’objet de la production (opex) ; et pas seulement leurs fonctionnalités, mais la manière dont ils sont réalisés.
Or la définition est toujours quelque chose qui se dévoile progressivement (“progressive disclosure” dit-on en anglais). Cela signifie qu’il y a toujours des lacunes dans les définitions, beaucoup au début, de moins en moins ensuite, plus aucune quand le projet est fini…
Or si c’est au début du début du projet que l’on prend les décisions importantes, c’est à ce moment que l’on a donc particulièrement besoin de l’estimateur. Cela signifie que l’estimateur doit pouvoir faire une estimation avec des données incertaines et peu nombreuses à toutes les phases du projet. Il a en contrepartie le droit d’assortir ses estimations d’une grande marge d’incertitude (qu’il doit justifier).
Il ne peut pas y avoir de lacunes dans l’estimation. L’estimateur a le devoir de rendre un chiffre qui tient compte de tout le contenu du projet. Il ne peut pas laisser en blanc les lacunes. Il a le devoir de faire des hypothèses, dans la mesure du possible en collaboration avec les concepteurs, mais aussi, si c’est impossible, sans eux.
Cela signifie clairement qu’un estimateur doit être un technicien de la chose qu’il estime, de préférence un ancien concepteur ou constructeur.

L’estimateur publie ses hypothèses

Les hypothèses doivent toujours être annexées aux chiffres.
Malencontreusement, les mémoires sont sélectives, et le chiffre du total est plus facile à retenir que la liste des hypothèses. Ce qui explique les accusations de sous-estimation si fréquentes de la part des décideurs, qui semblent s’indigner d’avoir été induits en erreur.
Avec une meilleure mémoire ils se souviendraient qu’ils avaient accepté la définition initiale du projet et toutes les évolutions ultérieures, dont découlent les coûts.

Qui ne dit mot consent

C’est au concepteur de définir, mais il souhaite parfois attendre avant de se prononcer. C’est bien compréhensible en cas d’incertitude, mais cela rend le management du projet impossible. Aux jalons définis, une hypothèse de référence doit être publiée et valorisée, si possible accompagnée d’hypothèses alternatives. Si donc le technicien ne définit pas, l’estimateur doit le faire à sa place, et ceci est institutionnalisé dans les entreprises qui savent maîtriser leurs coûts par la règle du qui-ne-dit-mot-consent : les hypothèses de l’estimateur engagent les responsables des définitions qui, étant avertis, ne les dénoncent pas en en proposant d’autres. C’est un garde-fou qui évite que bien des bombes à retardement restent cachées dans les estimations…

Erreurs d’estimation et erreurs d’estimateurs

On aura compris que la plupart des “erreurs d’estimations” sont en fait des écarts de définition fournies à l’estimateur à deux dates différentes, donc des “erreurs de définition”. Il y a d’autres sources d’erreur, comme la variation inopinée du contexte, qui est pratiquement un cas de force majeure.
Restent les véritables fautes de l’estimateur. Erreur de calcul, oubli, confusions dans les documents. L’estimation est humaine, donc faillible, mais ses défaillances ont une fréquence et une ampleur très limitée comparées aux erreurs de définition.

Pipeau et Philharmonies : les erreurs volontaires

Il y a des domaines où les erreurs sont peu nombreuses. Dans l’automobile, dont les marges sont faibles, les prévisions doivent être et sont fiables. Le viaduc de Millau, bien que novateur, a tenu ses objectifs de coût. Dans la construction aussi, pourtant, les bâtiments de prestige atteignent des records de dépassement, et les philharmonies les ont mis en musique. De 175 M€ (2006) a 535 (2015) pour celle de Paris, de 77 M€ (2006) à 865 (2016) pour celle de Hambourg, de AUS $ 7 M (1957) à 102 (1973) pour l’opéra de Sydney. Et en retard. Et salués par tout le monde comme de grandes réussites. Vous avez dit management ?
Il s’agit bien là de sous-estimations volontaires, l’estimateur a très probablement dit ce qu’on lui demandait de dire. Jean Nouvel, architecte de la philharmonie de Paris a dit ingénument aux journalistes, étonné de leur étonnement, en substance : “ce genre de bâtiment connait toujours ce genre de dépassement”. Si c’est le cas, il doit être possible d’estimer le dépassement très tôt !

Les mauvaises influences et les bonnes organisations

Le rattachement hiérarchique et fonctionnel des estimateurs est un vieux problème irrésolu, comme le mouvement perpétuel. Avec les concepteurs car ils savent, avec le projet car il veut savoir, avec la finance pour mettre à l’abri les estimateurs des influences des deux précédents. Il n’y a pas d’organisation idéale. On change périodiquement les rattachements, on fusionne et l’on scinde, en une sorte de mouvement perpétuel…
Ce n’est pas grave si la mémoire se conserve, si les ainés forment le jeunes, et surtout si l’entreprise comprend que le capitalisation de l’expérience et sa fille, l’estimation, tous les types d’estimation, sont des trésors stratégiques.

Car leurs estimations qu’elles fournissent sont toujours justes !

 


Gilles Turré – “Project Cost Doctor”

Spécialiste de la conception à coût objectif de produits nouveaux.
Né en 1949. Travaille de 1978 à 2008 dans la construction automobile.
Donne toujours des cours à l’ École Centrale de Paris.
L’un des fondateurs et anciens présidents de la Société de management de projet SMaP
Auteur de “Coût et valeur des projets” et de “Retour d’expérience des projets” (Afnor Édit.)

 

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Formations

Formations labelliées

Pourquoi la labellisation ?

Avantage pour l'apprenant

L’offre de formations en management de projet est devenue, au fil des années, de plus en plus importante. La personne cherchant à améliorer ses compétences ou à se préparer à la certification IPMA – tout comme les entreprises voulant préparer leurs chefs de projet à cette certification – se trouvent devant une longue liste de formateurs potentiels. L’objectif de la labellisation est d’aider ces personnes et ces entreprises à faire leur choix.

La labellisation consiste à vérifier le contenu des formations par rapport au référentiel IPMA

Avantage pour l'organisme formateur

Le processus de labellisation se déroule en général sur une période de plusieurs semaines et fait l’objet de nombreux échanges entre les représentants de l’organisme de formation et les vérificateurs de la SMaP, enrichissants pour les deux parties.
Ainsi, la labellisation apporte à l’organisme formateur une amélioration continue grâce au processus de labellisation, une visibilité internationale par la publication sur le site de l’IPMA, et une différenciation compétitive par rapport à d’autres formations du marché en étant homologué.

Le processus de labellisation

Quatre grandes étapes pour se faire labelliser par la SMaP:
  • Acte de candidature : présentation de l’organisme et du cursus de formation, suivie de la signature du contrat entre la SMaP et l’organisme de formation.
  • Auto-évaluation en relation avec l’ICB (International Competence Baseline) par l’organisme de formation et constitution du dossier de vérification pour le cursus à labelliser.
  • Vérification des informations communiquées par des vérificateurs indépendants nommés par la SMaP suivie d’une discussion des conclusions avec l’organisme formateur.
  • Autorisation d’utiliser le label IPMA sur les documents de marketing de la formation homologuée et publication sur les sites de l’IPMA et de la SMaP.

Les différents labels

L’IPMA distingue cinq catégories de formation en fonction de leur durée : les sessions de formation – moins de 60 heures – , les programmes de formation – 60 à 360 heures – et les cycles de formation intensive (type Master) – plus de 360 heures – .
Selon le cas, les formations couvrent tout ou partie des 46 éléments de compétence définis par l’IPMA.

Certifications

Certifications de personnes

Les employeurs et les employés, les clients et les fournisseurs ont depuis longtemps éprouvé le besoin de faire reconnaître leurs compétences, ou de s’assurer de celles de leurs interlocuteurs.

La certification de personne est la reconnaissance et l’assurance de capacités d’apprentissage, de communication et de décision, de savoir-faire spécifiques, et de la connaissance de l’environnement de l’entreprise par des organismes reconnus internationalement apportant une garantie d’impartialité.

Les certifications ont une validité limitée dans le temps et valident des compétences selon des standards actuels contrairement aux diplômes à durée illimitée qui reconnaissent essentiellement des connaissances.

Avantage pour le certifié
  • La possibilité de se distinguer dans la recherche d’un emploi,
  • Un moyen d’affirmer ses compétences auprès de son employeur,
  • La possibilité de réussir ses projets en donnant confiance aux parties prenantes.
Avantage pour l'entreprise
  • Assurer ses clients potentiels de la compétence de son personnel,
  • Rationaliser le recrutement et la promotion internes sur des critères explicites,
  • Passer d’une formation qualifiante à une formation professionnelle, bien plus motivante,
  • Offrir des parcours de carrières reconnus et hors hiérarchie,
  • Reconnaître et faire monter en compétences ses meilleurs éléments.

Les principes de la certification

Les valeurs qui animent la certification sont les mêmes que celles de la SMaP :
  • Agir avec Intégrité, Responsabilité et Transparence
  • Interagir avec Diversité, Consensus, Respect mutuel
  • Réaliser avec Compétences, Excellence, Résultat
Ces valeurs se traduisent en principes applicables à la certification :
  • Processus standard sans discrimination, traitant tous les candidats de la même façon.
  • Processus et bases d’évaluations transparents et connus du candidat.
  • Evaluations demandant uniquement des preuves au niveau de compétences demandé.
  • Evaluations se basant sur différentes méthodes d’évaluations au cours du processus
  • Résultats consistants et fiables quels que soit les assesseurs / correcteurs, ceux-ci utilisant les mêmes approches pour tous les candidats.
  • Résultats basés sur :
    • des preuves actuelles et récentes pour le niveau demandé
    • assez de preuves pour que l’assesseur puisse porter un jugement;
    • des preuves véridiques apportées par le candidat.

Les certifications proposées par la SMaP

La SMaP est adhérent à l’ICEC et à l’IPMA et délivre des certifications selon deux approches :

  • Gestion de projet : ICEC Planification, Coûtenance et Estimation, SMaP Gestion du changement
  • Direction de projet : IPMA Niveau A, B C et D

Certifications

Certifications de personnes

Les employeurs et les employés, les clients et les fournisseurs ont depuis longtemps éprouvé le besoin de faire reconnaître leurs compétences, ou de s’assurer de celles de leurs interlocuteurs.

La certification de personne est la reconnaissance et l’assurance de capacités d’apprentissage, de communication et de décision, de savoir-faire spécifiques, et de la connaissance de l’environnement de l’entreprise par des organismes reconnus internationalement apportant une garantie d’impartialité.

Les certifications ont une validité limitée dans le temps et valident des compétences selon des standards actuels contrairement aux diplômes à durée illimitée qui reconnaissent essentiellement des connaissances.

Avantage pour le certifié
  • La possibilité de se distinguer dans la recherche d’un emploi,
  • Un moyen d’affirmer ses compétences auprès de son employeur,
  • La possibilité de réussir ses projets en donnant confiance aux parties prenantes.
Avantage pour l'entreprise
  • Assurer ses clients potentiels de la compétence de son personnel,
  • Rationaliser le recrutement et la promotion internes sur des critères explicites,
  • Passer d’une formation qualifiante à une formation professionnelle, bien plus motivante,
  • Offrir des parcours de carrières reconnus et hors hiérarchie,
  • Reconnaître et faire monter en compétences ses meilleurs éléments.

Les principes de la certification

Les valeurs qui animent la certification sont les mêmes que celles de la SMaP :
  • Agir avec Intégrité, Responsabilité et Transparence
  • Interagir avec Diversité, Consensus, Respect mutuel
  • Réaliser avec Compétences, Excellence, Résultat
Ces valeurs se traduisent en principes applicables à la certification :
  • Processus standard sans discrimination, traitant tous les candidats de la même façon.
  • Processus et bases d’évaluations transparents et connus du candidat.
  • Evaluations demandant uniquement des preuves au niveau de compétences demandé.
  • Evaluations se basant sur différentes méthodes d’évaluations au cours du processus
  • Résultats consistants et fiables quels que soit les assesseurs / correcteurs, ceux-ci utilisant les mêmes approches pour tous les candidats.
  • Résultats basés sur :
    • des preuves actuelles et récentes pour le niveau demandé
    • assez de preuves pour que l’assesseur puisse porter un jugement;
    • des preuves véridiques apportées par le candidat.

Les certifications proposées par la SMaP

La SMaP est adhérent à l’ICEC et à l’IPMA et délivre des certifications selon deux approches :

  • Gestion de projet : ICEC Planification, Coûtenance et Estimation, SMaP Gestion du changement
  • Direction de projet : IPMA Niveau A, B C et D